Говорим на одном языке

22 января 2017 в 12:10

Правильно выстроенное взаимодействие между коммуникационным агентством и заказчиком обеспечит качественное проведение мероприятия даже в условиях оптимизации бюджета.

 

В Санкт-Петербурге прошел Евразийский Ивент Форум 2017, в рамках которого состоялся круглый стол «Дискуссия на результат: роль модератора и спикера», посвященный алгоритму подбора выступающих для конгрессных мероприятий. В рамках этой сессии мы посчитали нужным коснуться проблематики взаимосвязи маленького бюджета и низкого качества мероприятия.

 

Ежегодно в городе проходят сотни деловых мероприятий различного формата: круглые столы, конгрессы, конференции, форумы, выставки. Главной целью этих ивентов является налаживание деловых связей, решение насущных проблем, выстраивание стратегических планов, а также продвижение собственного бизнеса. В минувшем году деловой журнал «Эксперт Северо-Запад» провел более 30 мероприятий. В 2017-м их станет, судя по нашему редакционному плану, еще больше. Помимо собственных мероприятий, которые планируются в соответствии с актуальной рыночной повесткой, мы активно готовим мероприятия «под ключ» для компаний, выступая коммуникационным агентством и ориентируясь на потребности заказчика, для которого готовится событие.

 

Значимость бюджета играет важную роль для качества мероприятия как в первом, так и во втором случае. Но в первом случае мы зависим только от себя и определяем формат и масштаб, исходя из целей собственного мероприятия, ориентируясь на свою целевую аудиторию. Во втором случае появляется главный персонаж всего проекта – заказчик. Его интересы важны не менее, чем интересы аудитории, для которой мероприятие проводится.

 

Работая в высококонкурентном поле, мы часто сталкиваемся с необходимостью участвовать в тендерах, конкурсах и торгах. Удивительно иногда наблюдать, как многие компании, занимающиеся организацией мероприятий, бьются за снижение цены, лишь бы только получить заказ от клиента.

 

Удивляют также клиенты, которые приоритетным фактором выбора подрядчика определяют цену, забывая о том, что разочарование от низкого качества будет длиться намного дольше, чем мимолетная радость от низкой цены.

 

Есть компании, которые, находясь в условиях жесткой экономии бюджета, предпочитают устраивать свои клиентские мероприятия самостоятельно, не обладая при этом необходимым опытом. Из-за этого они жертвуют качеством работы и, следовательно, своей репутацией. Сэкономленные на профессиональных услугах несколько десятков тысяч рублей могут превратиться в недополученные сотни тысяч от потерянных клиентов.

 

Существует ли выход из этой, возможно, где-то продиктованной кризисом, а где-то и низким профессионализмом ситуации? Если подходить к решению любой задачи профессионально, то выход есть всегда. Прежде всего, стоит оценить свои возможности до того, как заключить договор с компанией-заказчиком, взвесив все «за» и «против», не руководствоваться принципом получить любой заказ во что бы то ни стало. Второе, что стоит сделать, – максимально грамотно составить смету мероприятия, учитывая каждую мелочь, которая может проявиться в процессе и нарушить всю, казалось бы, идеальную картину.

 

И третий, возможно, слегка нестандартный пункт. Тщательно выбирать заказчика. Да, мы живем во время «рынка покупателя», при котором все условия исполнителю диктует заказчик. Но даже в эпоху кризиса исполнитель не только вправе, но и обязан тщательно выбирать заказчика, ориентируясь на свои возможности, рыночные требования и выделяемые клиентом средства. Перед тем как «ударить по рукам» на фоне согласованного технического задания и согласования бюджета, стоит обратить внимание еще на один нюанс – стремление заказчика говорить с вами «на одном языке», поверьте, это очень ценный аргумент к тому, чтобы начать работу с тем или иным клиентом даже в условиях жесткой экономии бюджетов.

 

Еще несколько прикладных советов, как сделать мероприятие высокого уровня в режиме ограничения средств и не подвести своего партнера. Всегда можно определить позиции, на которых вы готовы сэкономить. Собирать участников можно через интернет-площадки и социальные сети, не нанимая call-center и не разворачивая масштабную рекламную кампанию. Сэкономить можно и на приглашенных модераторах. Для этого достаточно расширить пул от медийных персон, которые работают за высокий гонорар, до не менее профессиональных, но менее известных модераторов, которые зачастую более старательны и привносят свежий взгляд в мероприятие.

 

Необязательно привозить на площадку и иногородних спикеров – достаточно договориться с ними об онлайн-трансляции или прямом включении по Skype. Важен подход к поиску подходящей площадки. Не стоит думать, что ее расположение непременно в центральной или деловой части города является основным аттрактором для аудитории. Главное притяжение – острая тема и правильно выбранная целевая аудитория, которую эта тема волнует.

 

Немаловажен вопрос технического оснащения и кейтеринга – расширяйте пул своих партнеров и подрядчиков. Сейчас появляется огромное количество молодых компаний, которые готовы обслуживать мероприятия на лояльных условиях, без потери качества. Меняйтесь, не бойтесь ломать стереотипы и отходить от шаблонов, креативьте. Но помните, что основным гарантом качества является ваш профессионализм.

Марина Богомягкова